Redazione delle informative privacy GDPR
Creazione per le varie categorie di interessati (clienti, dipendenti, candidati, …);
Uno dei principali adempimenti che il GDPR pone a carico del Titolare del trattamento è il dovere di fornire all’interessato l’informativa sul trattamento dati (art. 13-14 GDPR); ossia una serie di informazioni in merito alle finalità e alle modalità con cui saranno gestiti i dati personali raccolti, al fine di garantire trasparenza e correttezza.
L’informativa dovrà essere redatta utilizzando un linguaggio chiaro, semplice e comprensibile ed inoltre dovrà essere facilmente accessibile per l’interessato.
Tale documento deve quindi avere come contenuto minimo le seguenti indicazioni:
- Categorie di dati personali trattati;
- Identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;
- Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (DPO), ove nominato;
- Le finalità di trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento;
- Eventuali destinatari (o categorie di destinatari) di dati personali;
- Eventuale intenzione del titolare di trasferire i dati in paesi extra UE;
- Tempo di conservazione dei dati oppure l’indicazione dei criteri per determinarlo;
- Diritti dell’interessato e riferimenti per l’esercizio degli stessi;
- Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e le eventuali conseguenze del rifiuto;
- Eventuale esistenza di processi decisionali automatizzati (come la profilazione).
Chiaramente, laddove con il tempo le finalità di trattamento dovessero cambiare, il GDPR impone di informare l’interessato prima di procedere al nuovo trattamento, e sarà quindi necessario fornire una nuova informativa.
L’informativa privacy dovrà inoltre essere strutturata in base alla categoria d’interessati a cui si rivolge; pertanto, sarà necessario prevedere una specifica informativa per clienti ma anche una ad hoc per i dipendenti, così come per i candidati che si presentano ad un colloquio.
Discorso a parte, ma affine, è quello che riguarda il sito internet aziendale. In esso infatti dovrà essere presente una sezione dedicata alle privacy policy all’interno della quale sarà necessaria la presenza, tra le altre, anche di un’apposita informativa dedicata ai cookie eventualmente presenti. Essa dovrà esplicare le modalità per il consenso all’uso dei cookie, le modalità per la disabilitazione dei cookie e nel caso di cookie di terze parti, il link alle pagine delle privacy policy dei servizi delle terze parti.
Conclusivamente, è opportuno ricordare che non fornire l’informativa sul trattamento dati è uno dei comportamenti che il GDPR punisce con le sanzioni (economicamente) più elevate.